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Plateforme A.R.M.

Branch Manager

Spécialement conçu pour les propriétaires de plusieurs magasins (5 ou plus).

Gérez et contrôlez plusieurs magasins depuis un seul compte (gestion globale des services, des ressources et des clients). Restez parfaitement informé(e) pour prendre des actions décisives. Cet outil de gestion puissant fournit des informations précieuses, réduit les tâches administratives et permet de mettre en œuvre des actions de manière systématique au niveau global et sur l’ensemble du réseau.

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Gérez et administrez tous vos établissements à partir d'un seul compte.

  • Ouvrez le Branch Manager (BM) via  https://id.zeiss.com/ ou https://branch-manager.timify.com
  • Le Branch Manager vous donne une vue d’ensemble et un accès rapide à tous vos sites. Dans la barre de navigation latérale "Filiales", vous trouverez tous les comptes assignés à votre entreprise. Les informations suivantes sont listées pour chaque filiale : nom de la filiale, adresse de la filiale, coordonnées de la filiale, nom, emploi du temps et date d’inscription du titulaire du compte. Vous y retrouvez également le nombre d’employés et le nombre total de réservations.
  • Utilisez la fonction de filtrage pour chercher une filiale ou un groupe de filiales spécifique. Cherchez un nom de filiale ou un site spécifique, ou bien un tag spécifique assigné au site.
Plus d’informations

Gérez et dirigez vos sites globalement depuis un seul compte

Plateforme ZEISS A.R.M.

Gestion du compte
Un magasin spécifique a besoin d’aide avec sa gestion quotidienne des rendez-vous, ou souhaite apporter des modifications aux paramètres locaux de son calendrier ? Vous souhaitez avoir une vue détaillée en direct des données d’un magasin respectif directement dans le calendrier local ? Il suffit d’envoyer une demande d’accès au propriétaire du magasin. Une fois la demande acceptée, vous recevrez automatiquement l’autorisation.

Détails du compte
Si vous souhaitez voir plus de détails sur un magasin particulier, cliquez dessus dans la liste d’aperçu pour obtenir une vue détaillée du magasin. Vous pourrez y voir et/ou modifier les contenus pour le site respectif. La vue détaillée du magasin respectif vous présentera toutes les informations de base sur le magasin (ID du compte, ID externe, e-mail du propriétaire, adresse du compte et adresse assignée au magasin) ainsi que sur le propriétaire du magasin défini lors de la création du compte. Si vous souhaitez changer certains détails, tels que l’emploi du temps, la description ou un tag, cliquez sur le bouton en forme de "crayon".
IMPORTANT ! Ne modifiez jamais le BranchID. Pour obtenir plus de détails, veuillez vous connecter directement au compte correspondant et procéder aux modifications depuis ce compte. Le Branch Manager est mis à jour et synchronisé en temps réel.

Ressources
Vous verrez directement quelles ressources ont déjà été créées dans le compte respectif, si la ressource respective peut être réservée en ligne, et combien de réservations ont déjà été faites pour chacune d’entre elles.

Remarque : ZEISS ne peut pas procéder à ces réglages ; le client détenteur du compte Branch Manager est tenu de procéder aux réglages.


Groupes de &service
Vous voyez en un coup d’œil quels services sont déjà créés dans le compte respectif, et si les services respectifs peuvent être réservés en ligne. Vous pouvez modifier les services respectifs à l’aide du Branch Manager sans avoir à vous connecter au calendrier local directement. Modifiez le nom, la description, la durée ou la couleur d’un service en temps réel. Activez le paiement en ligne, placez les services en ligne/hors ligne ou assignez de nouvelles ressources à ce service. Si le service n’est plus utile, vous pouvez le supprimer à tout moment.

Remarque : ZEISS ne peut pas faire cela, seuls les clients détenant leur propre compte Branch Manager en sont capables.

Statistiques
Accédez aux statistiques pertinentes en temps réel pour chaque magasin. Vous pouvez consulter les statistiques "totales" (= toutes les statistiques depuis le jour de la création du compte) ou mensuelles (= les calculs sont réalisés la nuit sur la base du jour ouvrable précédent), vous aurez toujours une vue d’ensemble des rendez-vous les plus souvent réservés en ligne et hors ligne, des changements et des annulations de rendez-vous, du top 10 des services et des ressources les plus populaires, etc.

Gestion intégrale

Gérez et accédez à vos établissements
  • Le Branch Manager vous permet d’administrer de manière centralisée tous vos sites depuis un seul compte. Évitez la tâche laborieuse d’administrer chaque site individuellement et économisez du temps et des ressources en gérant tous vos sites de manière centralisée grâce au Branch Manager.
  • Si vous n’avez pas encore de compte Branch Manager, veuillez contacter votre centre d’assistance clients local afin qu’ils vous l’activent sur le ZEISS ID Management Portal. Vous pourrez ensuite modifier ou supprimer des informations (adresse, e-mail, coordonnées) du propriétaire du compte, vos ressources et services (de groupe) depuis le Branch Manager et suivre vos activités dans vos différents sites.
  • Si l’un de vos sites le demande, vous pouvez simplement vous connecter au compte de plateforme ZEISS A.R.M. individuel de ce site depuis le Branch Manager et apporter votre assistance au site directement depuis le compte.

Statistiques - Contrôlez, analysez et évaluez les performances de votre entreprise.

  • Nos tableaux de bord de statistiques affichent toutes les statistiques utiles pour votre entreprise en un coup d’œil. Remarque : Toutes les filiales assignées seront affichées dans vos statistiques pour ce compte Branch Manager. Si vous souhaitez voir des statistiques spécifiques au magasin, consultez le magasin seul.
  • Le tableau de bord Total entreprise ("total" = depuis le jour de création du compte Branch Manager pour votre entreprise) ; alors que le tableau de bord Mensuel vous offre un aperçu plus détaillé de votre performance globale sur un mois.
  • Vous verrez un suivi de toutes les mesures principales de votre activité, comme le nombre de réservations, comment les réservations ont été réalisées, les jours et heures de réservations les plus populaires, le chiffre d’affaires généré pour les services, l’activité des ressources, les taux d’annulation, et plus encore.
  • Passez facilement de votre tableau de bord de statistiques aux statistiques pour chacune de vos filiales. Vous trouverez des données détaillées dans les onglets.
  • Toutes les données statistiques sont mises à jour quotidiennement. Vous avez ainsi toujours accès aux valeurs les plus actuelles. Pour obtenir plus d’informations sur un magasin particulier, allez à "Filiale" >> "Liste" puis choisissez un magasin et cliquez sur l’onglet "Statistiques". Remarque : Si un client ne vient pas à votre magasin un jour, le "no-show" sera affiché le lendemain dans les statistiques.

Comment mettre en œuvre les T&C et la confidentialité des données au niveau du BM ?

Confidentialité et conditions générales de vente (CGV)

  • Conditions légales : Les CGV doivent être mises en place localement.
  • Votre département juridique devrait être en mesure de vous aider. Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez contacter votre interlocuteur du service d’assistance local.
  • Pour ajouter vos CGV et la Politique de confidentialité, allez à "Paramètres" >> "Réservations" >> "Widget" >> "(mode édition)" >> "Conditions générales de vente et politique de confidentialité individuelles".

Champs de données globaux

  • Définissez des champs de données globaux pour tous vos sites afin d’assurer qu’ils aient tous accès aux mêmes données obligatoires et facultatives lors du processus de réservation – lors de la saisie manuelle d’un nouveau fichier client ainsi que lorsqu’un client réserve lui-même un service en ligne depuis le widget de réservation.
  • Allez à "Clients globaux" >> "Champs de données"
  • Les champs de données globaux vous permettent de personnaliser encore davantage la plateforme ZEISS A.R.M. pour répondre à tous les besoins de votre entreprise et de vos sites assignés, afin de créer la meilleure expérience de réservation possible, qui convient parfaitement aux exigences de votre entreprise et de vos clients. Utilisez des champs de données spécifiques, tels que le numéro de téléphone, le prénom et le nom ou créez des champs de données individuels pour collecter des informations plus spécifiques pendant le processus de réservation qui sont utiles pour vous permettre de bien vous préparer pour le rendez-vous ou pour mieux comprendre vos clients.

IMPORTANT ! : Veuillez noter que vous devez ajouter tous les champs de données supplémentaires que vous créez dans votre propre politique de confidentialité et les lier à vos paramètres de réservation afin d’être en conformité avec la loi sur la protection des données ! Veuillez faire preuve de prudence avec les données supplémentaires collectées pour d’autres finalités que pour le processus de réservation.
  

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Champs de données globaux

Comment créer un nouveau champ de données ?

Pour créer un nouveau champ de données, commencez par sélectionner la catégorie dans laquelle vous souhaitez ajouter le champ de données, puis cliquez sur le bouton ("+"). Lorsque vous créez un nouveau champ de données, commencez par sélectionner un nom et la catégorie du champ. Si vous souhaitez que votre client entre des informations dans le champ de données sous un format particulier, vous pouvez préciser cela à l’aide de l’option "Type de champ". Vous pouvez choisir entre les types de champs suivants :
adresse, e-mail, numéro de téléphone, case à cocher,  date,  choix multiple,  champ de texte (une ou plusieurs lignes), fuseau horaire

Vous pouvez également définir pour quel site assigné vous souhaitez ajouter des champs de données supplémentaires – pour tous vos sites, ou seulement certains sites spécifiques.
Selon l’information demandée, il est important de voir toutes les entrées précédentes des clients dans un historique, ou d’afficher seulement l’entrée la plus récente. Vous pouvez maintenant sauvegarder toutes les données, par exemple pour créer un historique des réservations ("Conserver des copies des données") ou afficher et sauvegarder uniquement la dernière entrée ("Écraser les données").

IMPORTANT ! : Veuillez noter que vous devez ajouter tous les champs de données supplémentaires que vous créez dans votre propre politique de confidentialité et les lier à vos paramètres de réservation afin d’être en conformité avec la loi sur la protection des données ! Veuillez faire preuve de prudence avec les données supplémentaires collectées pour d’autres finalités que pour le processus de réservation.

Si vous devez assigner un service (de groupe) global au champ de données, vous avez également l’option de sélectionner "tous" les services.

IMPORTANT ! : Les champs de données globaux peuvent uniquement être assignés aux services globaux. C’est pourquoi avant de pouvoir assigner des champs de données à un service spécifique, vous devez créer un groupe (global) de services depuis le BM.
  

Paramètres supplémentaires des champs de données

Enfin, vous pouvez activer le champ de données de sorte à ce qu’il apparaisse dans la base de données des clients et qu’il puisse être rempli. Dans cette rubrique, vous pouvez également préciser quel champ client est obligatoire ou facultatif, soit en interne et/ou pour vos clients si vous l’activez pour la réservation en ligne, de sorte à ce que votre client puisse déjà saisir les données en ligne pendant le processus de réservation. Si vous activez le champ pour la réservation en ligne, vous pouvez ensuite choisir si le champ doit être affiché avant ou après que le client ait soumis ses données ou se soit connecté.

Cochez la case "Champ de réservation obligatoire" si vous souhaitez que le client remplisse impérativement ce champ pour compléter sa réservation.

N’oubliez pas de sauvegarder toutes les entrées à la fin en bas de l’écran.

IMPORTANT ! : Veuillez noter que vous devez ajouter tous les champs de données supplémentaires que vous créez dans votre propre politique de confidentialité et les lier à vos paramètres de réservation afin d’être en conformité avec la loi sur la protection des données ! Veuillez faire preuve de prudence avec les données supplémentaires collectées pour d’autres finalités que pour le processus de réservation.

Statut des champs de données

Vous pouvez voir le statut du champ de données à la couleur affichée sur la gauche de chaque champ.
GRIS – le champ de données n’est pas publié dans la base de données des clients et n’est pas activé pour les réservations en ligne.
JAUNE – le champ de données est disponible dans la base de données des clients mais n’est pas activé pour les réservations en ligne.
VERT – le champ de données est activé dans la base de données des clients et est disponible pour les réservations en ligne.

IMPORTANT ! : Veuillez noter que vous devez ajouter tous les champs de données supplémentaires que vous créez dans votre propre politique de confidentialité et les lier à vos paramètres de réservation afin d’être en conformité avec la loi sur la protection des données ! Veuillez faire preuve de prudence avec les données supplémentaires collectées pour d’autres finalités que pour le processus de réservation.

Services globaux

  • Lorsque vous avez défini vos services et précisé quels données clients vous souhaitez stocker, vous pouvez appliquer ces services et champs de données clients à tous vos sites en quelques clics seulement. Cela vous fait gagner du temps, parce que vous n’avez pas besoin de configurer chaque site individuellement, et vous pouvez être sûr(e) que chacun de vos sites est configuré exactement comme vous le souhaitez. Certains sites proposent peut-être des services supplémentaires ou différents, ou vous avez besoin de données clients plus spécifiques : vous pouvez gérer tout cela localement pour chaque site.
  • Allez à "Gestion globale" >> "Service".
  • Appliquez les services de manière globale à tous vos sites pour assurer que chaque site dispose de la même plateforme de services à réserver.
  • Les Services globaux vous permettent de garantir que chaque site connecté offre le même portefeuille de service et que tous peuvent être réservés en ligne. Le Branch Manager vous permet de garder le contrôle total sur tous les services à tout moment.
  • Remarque : lorsque vous actualisez les Services en ligne, ces changements seront également appliqués aux filiales faisant partie du compte BM.
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Services globaux

Ajouter de nouveaux services

Ajoutez des nouveaux services globaux rapidement et facilement à votre entreprise et assignez-les à toutes les filiales ou à des filiales sélectionnées.
Utilisez le bouton (+")" pour ajouter vos services spécifiques.
Définissez des prix standardisés (si vous souhaitez activer le paiement en ligne). Assignez toutes les ressources globalement et définissez si le type de service doit pouvoir être réservé en ligne ou non en fonction de son type. Veuillez contacter votre interlocuteur du service d’assistance local pour obtenir plus d’informations.

En assignant un service spécifique à toutes vos filiales ou à certaines filiales sélectionnées, le service est automatiquement sauvegardé dans le calendrier local des filiales et affiché dans le calendrier et/ou le widget de réservation.
Après avoir sauvegardé, vous verrez tous les (nouveaux) services globaux dans la vue d’ensemble des "Services actifs".
Si vous voulez configurer plusieurs services pour qu’ils puissent être réservés en ligne, vous pouvez également catégoriser des services individuels et automatiquement adopter ces catégories pour tous les sites.

Modifier les services

Avant de modifier un service, il faut d’abord définir qui est autorisé à les modifier. En activant cela dans les Paramètres globaux, vous pouvez faire en sorte que la filiale locale ne soit pas autorisée à apporter des modifications aux services.
Dans le calendrier en ligne respectif des filiales locales, un service (une catégorie de service) créé depuis le Branch Manager porte la marque "Global."
Il est UNIQUEMENT possible de modifier un service global depuis le Branch Manager. Si une filiale modifie un service dans le calendrier en ligne local, cette modification s’applique UNIQUEMENT au site respectif, mais pas de manière globale aux autres sites assignés.

Suppression de services

De manière similaire à la création d’un nouveau service, vous pouvez supprimer des services spécifiques depuis le Branch Manager afin que le service respectif ne soit plus visible pour une filiale spécifique.
Toutes les modifications apportées au Service global, de manière locale dans l’une des filiales connectées, seront listées sous l’onglet "Modifié localement".
Si un service est toujours connecté à une ressource, est réservé dans un rendez-vous ou est toujours utilisé dans l’un des calendriers locaux, tous les comptes dans lesquels le service n’a pas pu être supprimé seront listés ici : "Modifié localement".

Tags globaux

  • Définissez des tags spécifiques pour tous vos sites afin de pouvoir les analyser et les filtrer spécifiquement. Assignez des tags globaux à vos réservations globales ou vos clients globaux et analysez leurs activités et performances en tout temps. Vous pouvez choisir entre des tags spécifiques aux clients ou des tags liés et assignés à des réservations spécifiques.
  • Toutes les statistiques basées sur vos tags assignés apparaîtront dans le tableau de bord des statistiques.
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Tags globaux

Ajouter de nouveaux tags

  • Ajoutez rapidement et simplement de nouveaux tags à vos réservations ou services globaux et assignez-les à toutes les filiales sélectionnées. Utilisez le bouton ("+") pour ajouter votre tag spécifique :
    Définissez un nom global pour chaque tag et indiquez s’il s’agit d’un tag spécifique pour les réservations ou les clients. En assignant un tag spécifique à toutes vos filiales ou à certaines filiales sélectionnées, le tag est automatiquement sauvegardé dans le calendrier des filiales locales et affiché dans la rubrique « Clients » >> « Tags ».
  • Après avoir sauvegardé, tous les (nouveaux) tags globaux ajoutés seront visibles dans la vue d’ensemble des "Tags globaux".

Modifier les tags

  • Avant de modifier un tag, il faut d’abord définir qui est autorisé à les modifier. En activant cela dans les Paramètres globaux, vous pouvez faire en sorte que la filiale locale ne soit pas autorisée à apporter des modifications aux tags : allez à « Paramètres globaux » >> « Mises à jour locales » et passez en mode édition en cliquant sur le bouton en forme de crayon
  • Dans le calendrier en ligne respectif des filiales locales, un tag créé depuis le Branch Manager porte la marque suivante.
  • Il est UNIQUEMENT possible de modifier un tag global depuis le Branch Manager. Si une filiale modifie un tag dans le calendrier local en ligne, ce changement s’applique UNIQUEMENT au site respectif, et non globalement à tous les autres sites assignés.
      

Suppression de tags

  • De manière similaire à la création d’un nouveau tag, vous pouvez supprimer des tags spécifiques depuis le Branch Manager afin que le tag respectif ne soit plus visible pour une filiale spécifique.
  • Toutes les modifications apportées au tag global, de manière locale dans l’une des filiales connectées, seront listées sous l’onglet «  Modifié localement  »  .
  • Si un tag est toujours connecté à une réservation, à un client ou si il est encore utilisé dans l'un des calendriers locaux, tous les comptes dans lesquels le service n'a pas pu être supprimé sont listés ici "Modifié localement" .

Paramètres globaux

Définissez des paramètres pour tous vos sites de sorte à ce que tous vos comptes soient configurés de la même façon, pour garantir une approche standardisée à vos patients.

  • Grâce aux paramètres globaux, vous assurez que tous vos sites assignés appliquent les mêmes paramètres pour votre compte de plateforme ZEISS A.R.M., vos widgets de réservation et vos autres paramètres internes par défaut. Le Branch Manager vous permet de contrôler tous vos paramètres à tout moment et de toujours les garder à jour !
  • De manière similaire aux paramètres que vous pouvez configurer dans les calendriers de vos sites, vous pouvez préconfigurer des paramètres de manière centralisée pour les fonctions suivantes :
  • RÉSERVATION – Tous les paramètres liés au processus de réservation général de vos clients (délais d’annulation, etc.).
  • CALENDRIER - Tous les paramètres liés aux calendriers en ligne locaux et individuels de vos sites (copier les réservation, règles de réservation, etc.).
  • WIDGET - Tous les paramètres liés aux widgets de réservation locaux et individuels de vos sites (sélection de la langue, sélecteur de date, etc.).
  • AUTRE – Autres paramètres liés à l’ID externe.

Remarque : Toute modification faite dans le Branch Manager doit être apportée avec précaution et en consultation avec l’équipe de projet.

Applis globales

Intégrer des applications tierces pour les utiliser dans toutes les succursales.

Vous pouvez installer des applications globales pour tous les sites assignés à votre Branch Manager. Vous pouvez utiliser les applications immédiatement après les avoir installées. Les applis peuvent être configurées et gérées localement par chaque filiale.

L’équipe globale travaille directement avec le prestataire de services Timify pour évaluer et fournir des applis pouvant potentiellement améliorer vos activités quotidiennes. Si vous recherchez une application spécifique qui n’est pas listée dans la boutique d’applications, veuillez contacter votre assistance clientèle locale.

Vue d’ensemble des statistiques

Une vue d'ensemble complète des mesures sur l'ensemble de votre réseau.

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