Plateforme A.R.M.

Communication avec les clients

Envoyez automatiquement des confirmations et des rappels de rendez-vous.

Évitez les longs échanges lors de la prise de rendez-vous et réduisez les « no-show » en envoyant des rappels par SMS ou par courriel. Informez automatiquement votre équipe et vos clients de tout changement concernant une réservation.

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Comment activer les e-mails de réservation (confirmation, annulation et rappel) à envoyer dans la langue choisie par les clients et les ressources ?

Il est possible de sélectionner la langue pour les ressources et les clients associés aux règles d’entreprise de la plateforme ZEISS A.R.M. .

Plus d’informations

1. Comment activer votre menu déroulant dans le widget de réservation

Allez dans "Paramètres" >> "Réservations" >> "Widget". Le sélecteur de langue apparaît en premier. S’il n’est pas déjà activé, cliquez sur modifier les "Paramètres", activez-le et sauvegardez.
Maintenant, si vous regardez votre widget de réservation, un menu déroulant apparaîtra dans le coin en haut à gauche permettant à vos clients de sélectionner leur langue souhaitée.

2. Comment permettre aux clients et/ou aux ressources de recevoir des e-mails dans leur langue souhaitée

Allez à "Paramètres" >> "E-mails", puis cliquez sur le crayon bleu (Modifier les paramètres).
Faites défiler l’écran vers le bas du formulaire de paramètres. Vous pouvez maintenant permettre à vos clients et/ou ressources de sélectionner leur langue souhaitée.
Pour les clients, il n’y a rien d’autre à faire : la prochaine fois qu’ils feront une réservation en ligne, l’e-mail de confirmation et les rappels seront dans la langue qu’ils auront sélectionné dans le menu déroulant de sélection de la langue.
Les ressources recevront également les e-mails dans la langue de leur compte. Pour modifier la langue, les ressources peuvent simplement ouvrir le menu des préférences pour utilisateurs et sélectionner la langue souhaitée.

Comment configurer les notifications et les rappels par courriel ?

La plateforme ZEISS A.R.M. vous permet d’envoyer automatiquement des notifications par e-mail avec tous les détails concernant l’événement à vos employés et vos clients.
L’e-mail a également un fichier .ics en pièces jointe pour permettre au destinataire d’importer directement le rendez-vous dans son calendrier privé.

Plus d’informations

1. Rappels de service :

Activez les rappels de réservation au niveau du service et spécifiez combien d'heures avant que le rappel doit être envoyé au client.
Allez dans "Gestion" >> "Service", choisissez un service pour lequel vous souhaitez configurer des rappels. Allez dans l'onglet "Avancé". Vous avez la possibilité de choisir une période allant de 1 heure à 3 jours avant le rendez-vous, et vous pouvez avoir un maximum de 3 rappels.

2. Rappels globaux :

Les rappels globaux ont la priorité sur les rappels de service. Une fois configurés, ils s’appliquent automatiquement à tous les services actifs.
Allez à "Paramètres" >> "E-mails" et modifiez les paramètres des e-mails. Faites défiler l’écran vers le bas jusqu’à "Rappels de réservation" et configurez vos rappels. Comme vous l’avez sans doute remarqué, les options "Rappels du personnel" ne sont pas disponibles. Ceci est dû au fait que les rappels globaux ont la priorité sur les rappels de service, et vous pouvez seulement choisir ici à qui les rappels seront envoyés. Sous "Destinataires supplémentaires", vous pouvez ajouter jusqu’à 3 destinataires de votre choix, comme par exemple votre boîte de réception secondaire.

3. Désactivation des e-mails de rappel

IMPORTANT ! Veuillez noter que si vous avez des réservations actives dans votre calendrier et vous décidez de désactiver les rappels, ces clients recevront toujours l’e-mail de rappel. La modification sera uniquement appliquée aux nouveaux rendez-vous.

Comment importer les données clients vers la plateforme ZEISS A.R.M. ?

L’application TIMIFY Import vous permet d’importer vos listes actuelles de clients, d’employés et de services vers votre plateforme ZEISS A.R.M.

Plus d’informations

Importation des clients

Étape 1  :  Pour utiliser l'application d'importation, allez dans le menu "Apps". Sélectionnez l'application TIMIFY Import dans la catégorie CRM.
Étape 2  : Acceptez la politique de confidentialité et installez l’application.
Étape 3  : Veuillez télécharger le fichier CSV d’exemple à l’aide du bouton rouge. Vous pouvez maintenant entrer toutes vos données clients dans ce fichier.
IMPORTANT  !  :  La ligne de titre ne doit pas être supprimée afin que les données puissent être importées correctement dans la plateforme ZEISS A.R.M.
Étape 4  : Allez dans l’onglet "Client" >> "Champs de données" dans la plateforme ZEISS A.R.M. Vous pouvez supprimer les champs d’en-tête non requis ou non actifs.
Étape 5  : Dans la rubrique "Importer les clients" de l’application Import, vous pouvez maintenant glisser et déposer le fichier CSV dans l’encadré (marqué ci-dessous dans la capture d’écran) ou cliquer sur l’encadré pour sélectionner et télécharger le fichier depuis votre ordinateur. Une fois votre fichier CSV téléchargé, vous devez faire correspondre les champs de données de la plateforme ZEISS A.R.M. avec les champs de données de votre fichier CSV en sélectionnant la ligne d’en-tête appropriée dans le fichier CSV téléchargé.

Une fois cela fait, cliquez sur le bouton rouge au bas de l’écran et vos données clients seront importées. Si vous obtenez une erreur avec des champs de données correspondants, le reste des données sera quand même importé, à l'exception de celle qui pose problème.

Astuce : Le numéro de téléphone doit toujours commencer par le signe + suivi par le code du pays. Pour ajouter le signe plus dans GoogleSheets, vous devez l’écrire avec une apostrophe (’+) pour le saisir comme texte simple.