Gestion des ressources

Comment inviter vos employés à votre compte pour partager votre calendrier ?

Allez à "Gestion" >> "Ressources" et ajoutez une nouvelle ressource à votre compte en cliquant sur le bouton ("+").
Saisissez le prénom et le nom de l’employé.
Si la ressource doit avoir accès au logiciel avec ses propres identifiants, cochez la case "inviter un utilisateur pour cette ressource". Sinon, ne cochez pas la case. Dans ce deuxième cas, il est toujours possible de réserver la ressource pour des rendez-vous et de gérer ses heures de travail.
Pour créer un compte utilisateur, saisissez l’adresse e-mail de l’employé. Vous pouvez alors définir ses heures de travail. Après avoir sauvegardé la ressource, un e-mail sera envoyé à l’employé ajouté.
Celui-ci doit créer un compte ZEISS ID pour accéder à l’application. Après s’être inscrit, l’utilisateur pourra se connecter à la plateforme ZEISS A.R.M. à l’aide de son propre compte ZEISS ID.

Comment allouer vos ressources aux différentes catégories ?

Les catégories permettent de créer des dépendances entre deux ressources. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton en forme de dossier dans le coin en haut à droite.
Ensuite, spécifiez pour chacune des ressources dans cette catégorie si elles peuvent être "réservées en ligne" ; par exemple si une ou deux ressources doivent être réservées pour un service spécifique, ou si l’une des ressources est "dépendante" (par exemple une salle de réunion) et doit être réservée en combinaison avec d’autres ressources pouvant être réservées en ligne.
Les dépendances ne peuvent pas être réservées directement par l’utilisateur, mais seulement de manière indirecte, car elles sont liées à un service par une « logique ». Les dépendances aident à créer une « logique » qui combine un service avec les capacités requises à l’exécution du rendez-vous (par exemple des salles, des appareils ophtalmiques, etc.).

Comment créer des dépendances entre plusieurs ressources ?

Pour les réservations complexes, il est parfois nécessaire de prévoir plusieurs employés ou, par exemple, des employés avec des salles qui dépendent les uns des autres. La plateforme ZEISS A.R.M. vous permet de définir quelles ressources doivent être liées et quand, ce qui simplifie l’administration et l’utilisation de plusieurs ressources.
Pour créer une dépendance, il faut d’abord créer un service dans la rubrique "Gestion" >> "Services". Vous pouvez y créer des dépendances lorsque vous ajoutez des ressources. Vous pouvez ensuite spécifier, par exemple, que certaines ressources doivent toujours être disponibles en combinaison avec des catégories différentes, ou du moins avec une ressource de catégories différentes, telles que les employés ou les salles.
Commencez avec la première ressource ou la sélection de plusieurs ressources. Le bouton "Ajouter une autre dépendance" vous permet d’ajouter une dépendance. L’exemple illustré vous montre un scénario dans lequel l’un de trois employés sélectionnés doit être disponible en même temps qu’une salle pour que la réservation soit possible.
Vous pouvez supprimer une dépendance en cliquant sur l’icône en forme de corbeille.
Relier plusieurs ressources vous permet d’optimiser plus facilement l’utilisation de vos employés, salles ou équipements. Cela permet de garantir que toutes les ressources nécessaires soient toujours disponibles pour un service spécifique en temps voulu.

Comment créer des créneaux de travail et de réservation ?

Les heures de travail définies offrent une meilleure vue d’ensemble dans le calendrier, car elles sont affichées en blanc. Ainsi, vous savez toujours qui travaille quand et peut accepter des rendez-vous. Les zones grises sont des heures d’arrêt.
Les heures de réservation permettent de déterminer la période où des rendez-vous sont disponibles à des fins de réservation en ligne.
Vous pouvez décider si les heures de travail et de réservation sont identiques, ou si vous souhaitez seulement mettre certains créneaux ou jours à disposition pour la réservation en ligne. Vous pouvez faire cela depuis l’onglet "Gestion" >> "Ressources".

Plus d’informations

Comment définir des heures de travail et de réservation récurrentes

Si vous souhaitez définir des heures de travail récurrentes, par exemple du lundi au vendredi de 9 h 00 à 18 h 00, allez à la rubrique "Administration" >> "Ressources". Ouvrez le profil de la ressource pour laquelle vous souhaitez définir ces heures de travail. Vous pouvez saisir ici des heures individuelles qui seront utilisées chaque semaine.
Vous pouvez ensuite ajouter des congés maladie et des jours de vacances depuis le plan d’affectation et bloquer des journées ou des semaines individuelles.

Comment définir des heures de travail et de réservation flexibles

L’outil de planification des affectations sert à gérer les affectations et les irrégularités des heures de travail, comme par exemple les jours de vacances, de voyage, les congés maladie ou simplement des journées bloquées.
Les horaires de travail et de réservation flexibles peuvent être définis via le plan d'affectation. Ainsi, si vous ne souhaitez être disponible que certains jours/semaines ou si vous travaillez tous les jours/semaines à des heures différentes, vous pouvez définir ces heures dans le plan d'affectation.
Les heures peuvent être définies en cliquant sur le bouton crayon. Vous pouvez définir ici si les heures définies ne doivent avoir lieu que pour ce jour ou pour une période plus longue.

Comment supprimer des employés de la plateforme ZEISS A.R.M. ?

Si un employé quitte votre entreprise, vous devez supprimer la ressource de votre compte de plateforme ZEISS A.R.M.
Commencez par sélectionner la ressource que vous souhaitez supprimer en cliquant sur la rubrique "Gestion" >> "Ressources". Sélectionnez la ressource pour ouvrir une fenêtre contenant des informations spécifiques sur cette ressource. Sélectionnez l’option "Supprimer la ressource" en cliquant sur le bouton en forme de corbeille dans le coin en haut à droite.
Veuillez noter que dès que vous aurez supprimé la ressource, tous leurs rendez-vous seront également supprimés. Veillez à assigner ces rendez-vous à un autre employé ou à les annuler avant de supprimer la ressource.
Pour vérifier que la ressource n’est pas supprimée par erreur, saisissez le nom dans la boîte de texte et confirmez que vous souhaitez supprimer la ressource en cliquant sur "Oui, supprimer maintenant".
Une fois supprimée, la ressource ne pourra plus se connecter au calendrier partagé et ne sera plus affichée aux clients lors de la réservation en ligne.

Comment gérer les droits d’accès de vos employés ?

Autorisations "personnalisées"
Vous pouvez personnaliser les autorisations de base pour chaque employé en ce qui concerne les points suivants :

Compte
Ceci donne le droit à la ressource de LIRE les informations dans la rubrique de détails de l’onglet compte du menu principal.

Calendrier et réservations
Ceci donne le droit à la ressource de LIRE, ÉCRIRE et SUPPRIMER les réservations dans leur calendrier. Vous pouvez également autoriser la ressource à accéder au calendrier d’autres ressources et aux réservations. Dans le menu déroulant (illustré ici), vous avez l’option de choisir une catégorie ou une ressource spécifique.

Plan d’affectation
Vous pouvez autoriser la ressource à LIRE, ÉCRIRE ou SUPPRIMER tout ce qui se trouve dans le plan d’affectation.

Statistiques
Ceci donne le droit aux ressources de LIRE les informations dans l’onglet statistique du menu principal.

Notifications
Ceci donne le droit à la ressource de LIRE le statut des e-mails et le journal d’activités dans l’onglet notification du menu principal.

Clients
Ceci donne le droit à la ressource de LIRE, ÉCRIRE ou SUPPRIMER les utilisateurs de la liste de clients sous l’onglet clients dans le menu principal.

Ressources
Ceci donne le droit à la ressource de voir la rubrique ressources sous l’onglet gestion.
Le menu déroulant vous permet de donner accès à toutes les ressources ou à la ressource "profil" (c’est à dire la ressource à laquelle vous allouez le type d’autorisation depuis son profil) et/ou d’autres ressources – que vous pouvez sélectionner individuellement ou par catégorie.

Services et groupes
Ceci donne le droit à la ressource de LIRE, ÉCRIRE ou SUPPRIMER les "services et réservations de groupe".

Comment créer des créneaux de travail et de réservation flexibles ?

Vous pouvez définir des heures de travail flexibles dans le plan d’affectation pour l’employé sélectionné à l’aide du bouton en forme de crayon.
Vous pouvez sélectionner ici la période pour laquelle les heures de travail & de réservation différentes doivent s’appliquer, et les saisir en conséquence. Vous pouvez ajouter des intervalles en option. Après avoir activé le curseur, vous pouvez aussi définir si les heures de réservation en ligne doivent être différentes des heures de travail.
N’oubliez pas de sauvegarder les heures de travail flexibles que vous avez définies.

IMPORTANT ! Dès que vous avez créé des heures de travail et de réservation dans la rubrique "Gestion" >> "Ressources", celles-ci sont automatiquement appliquées à chaque semaine suivante. Le plan d’affectation est basé sur ce profil. Ouvrez le plan d’affectation pour corriger les irrégularités éventuelles. Est-ce qu’il y a une période spécifique pour réserver ou travailler ? Si vous souhaitez, par exemple, ouvrir une plage horaire spécifique via le plan d’affectation pour un certain événement, vous devez définir ces horaires via le plan d’affectation et non via le profil de l’employé.