Gestion du calendrier

Ouvrez l’option de réservation rapide sur votre écran d’accueil pour rapidement trouver un créneau libre pour prendre un rendez-vous.

Étape 1  : Prendre un rendez-vous  : Ouvrir l’écran Calendrier.
Étape 2  : Choisir une heure  : Cliquez sur l’heure de la journée à laquelle vous souhaitez fixer un rendez-vous.
Étape 3  : Choisir le service requis  : Saisissez un nom pour le rendez-vous en haut de l’écran ou sélectionnez l’un des services que vous avez déjà ajoutés depuis le menu déroulant. Si vous sélectionnez un service depuis le menu déroulant, la durée et la couleur prédéfinies du service seront sélectionnées automatiquement.
Étape 4  : Sélectionner un employé (en option)  :  Définissez les employés ou autres ressources bloquées pour le rendez-vous (par exemple des salles et des appareils définis comme ressources).
Étape 5  : Définir une heure de début et de fin  : Définissez une heure de début et de fin pour ajuster la durée du service.
Étape 6  : Ajouter un temps de préparation et de suivi (en option)  : Si vous avez besoin de temps pour vous préparer avant le rendez-vous, vous pouvez réserver du temps supplémentaire pour la préparation et/ou le suivi (ce temps ne sera pas visible pour le client). (Activez ceci dans les paramètres du calendrier).
Étape 7  : Ajouter un client  : Saisissez le nom de votre client. Si le client est déjà inscrit, son nom apparaîtra dès que vous saisirez les premières lettres dans le champ client. Si le client n’existe pas, vous pouvez l’ajouter en tant que nouveau client en cliquant sur le bouton plus ("+"). Tout détail supplémentaire que vous ajoutez au sujet du client sera automatiquement sauvegardé dans la base de données utilisateur.
Étape 8  : Réservation terminée  : Enfin, vous pouvez choisir d’envoyer une notification par e-mail à votre employé et/ou votre client. Cliquez sur "Sauvegarder" pour ajouter le rendez-vous.

Utilisez l'application Google Agenda sur la plateforme ZEISS A.R.M. pour synchroniser les réservations de la plateforme ZEISS A.R.M. avec votre agenda Google, et/ou les événements de l'agenda Google avec l'agenda de la plateforme ZEISS A.R.M. : pour tous vos employés. C'est vraiment pratique d'avoir vos réunions affichées dans les deux - et cela vous empêche d'avoir des doubles réservations.

La plateforme ZEISS A.R.M. se synchronise avec un seul compte Google. Ainsi, si vous avez plus d'une ressource utilisant le même compte Google, seule la synchronisation de la ressource la plus récente sera effectuée.

• Votre calendrier ZEISS A.R.M. vous offre une vue d’ensemble claire du volume de travail de vos employés et des ressources telles que les salles, les équipements, etc.
• Cliquez sur le menu déroulant en haut de la page et sélectionnez les ressources que vous souhaitez afficher dans votre calendrier.
  

Vacances

• Allez au plan d’affectation, cliquez sur "Modifier l’affectation" et choisissez "Ajouter des vacances". Sélectionnez la ressource à définir comme absente et indiquez la durée de l’absence. La grille du calendrier pour un employé en vacances apparaîtra en jaune dans le "Plan d’affectation" et dans l’agenda.

Congé maladie

• La plateforme ZEISS A.R.M vous permet d’utiliser la fonction "Plan d’affectation" pour gérer les congés maladie de chaque employé et les désactiver pour la réservation en ligne pendant leur absence.
• Commencez par ouvrir le plan d’affectation en cliquant sur "Plan d’affectation" dans le coin en haut à droite du calendrier.
• Vous pouvez alors "Modifier l’affectation" pour l’employé et le jour concerné et sélectionner le bouton en forme de thermomètre.
• Décidez ensuite si vous souhaitez créer un bloc de congé maladie pour le jour sélectionné seulement ou pour une période plus longue.
• Sauvegardez pour créer le congé maladie.
• Il sera maintenant affiché sous forme de zone bleue dans le calendrier. Vos clients ne pourront pas fixer de rendez-vous en ligne pour toute la durée de ce bloc.
• Gardez une vue d’ensemble des jours de congé, des vacances, etc. dans l’onglet statistiques.

• La plateforme ZEISS A.R.M. vous permet d’ajouter un "bloc" pendant vos heures de réservation dans le calendrier et ainsi bloquer certaines heures ou journées pour les exclure de la réservation en ligne.
• Pour créer un bloc plus court qu’une journée, cliquez simplement dans le calendrier au créneau souhaité et créez une réservation à titre.
• Si vous souhaitez exclure une ou plusieurs journées de la réservation en ligne, nous vous conseillons d’utiliser la fonction de blocage de journée dans le plan d’affectation, que vous pouvez ouvrir en cliquant sur le bouton du "Plan d’affectation" dans le coin en haut à droite du calendrier.
• Dans le plan d’affectation, vous trouverez le blocage de journées (bouton en forme de main) qui permet d’exclure une ou plusieurs journées de la réservation en ligne en quelques clics seulement.